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Registrierkasse

Registrierkassen – das müssen Sie jetzt wissen

Die Registrierkasse war einst ein großer Renner in der Modernisierung von Ladengeschäften, gastronomischen Einrichtungen, Friseursalons und Apotheken. Doch je schwieriger es wurde seine einmal gebuchten Umsätze wieder aus deren Dokumentation zu löschen und die Beträge so am Finanzamt vorbeizuleiten, desto größer wurde gerade bei Kleinunternehmern die Versuchung diese wieder durch eine einfache Schublade oder aber durch eine alte Ladenkasse zu ersetzen. Seit Anfang 2017 jedoch sind die Anforderungen bezüglich der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ kurz auch als GoBD bezeichnet noch einmal deutlich gestiegen. Diese Anforderungen bestimmen die Form der Mindestanforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten. Und das betrifft vor allem auch die Registrierkassen. Hier ein kurzer Überblick darüber, was Sie zu diesem Thema wissen sollten:

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Der Einsatz von Registrierkassen

Registrierkassen gibt es in zahlreichen Formen, Größen und Ausstattungsvarianten. Kleinere Kassen mit Basisfunktionen gibt es dabei schon für 100 Euro. Große Kassensysteme, die mit einem Zentralrechensystem des ganzen Unternehmens verbunden sind und dabei noch detaillierte Daten zu Warenbeständen und Artikelgruppen auswerten, können auch mehrere Tausend Euro kosten. Eine Funktion von Registrierkassen besitzen allerdings durchgehend alle Modelle: die zeitgenaue Erfassung aller Ein- und Auszahlungen.

Das ist ein Z-Beleg

Und diese Kassenbewegungen werden am Ende von einem sogenannten Z-Beleg zusammengefasst. Dieser ist DER Beleg für die Buchhaltung. Er ist mit einer chronologisch fortlaufenden Nummer versehen. Da heißt: am ersten Tag der Registrierkassewird der Tag mit dem Z-Beleg Nummer 1 versehen, am zweiten Tag mit der Nummer 2, am dritten Tag mit der Nummer 3 usw. Damit lässt sich sicherstellen, dass kein Tagesumsatz verloren gehen oder gelöscht werden kann. Auf dem Z-Beleg sind alle am jeweiligen Tag registrierten Ein- und Auszahlungen, der Anfangsbestand und der Endbestand dokumentiert. Am Ende des Tages werden alle Umsätze in der Registrierkasse wieder auf Null gestellt.

Kassensturz und X-Beleg

Wer in seinem Laden, seiner Gaststätte, seiner Apotheke oder seinem Friseursalon eine Registrierkasse einsetzt, ist jedoch nicht von der Verpflichtung enthoben einen sogenannten Kassensturz zu erstellen. Das bedeutet, dass überprüft werden muss, ob das in der Kasse befindliche Bargeld auch mit dem „gezogenen“ Zwischenbeleg, dem sogenannten X-Beleg übereinstimmt. Mögliche Fehler oder unerlaubte Kassenentnahmen können rechtzeitig nur mittels eines solchen täglich gemachten Kassensturzes festgestellt werden. Da geringe Fehlbestände in Registrierkassen mit zahlreichen Geldbewegungen von den Finanzbehörden als normal angesehen werden, ist die Vorlage von Belegen regelmäßiger Kassenstürze, auch mit geringen Schwund eher ein Indiz, dass alles mit rechten Dingen vor sich geht und dieKassen ordentlich kontrolliert werden.

Was sind GoBD und BMF?

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im November 2014 ein Schreiben präsentiert, dass es GoBD „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ genannt hat. Darin wird zwar kein Ladenbesitzer gezwungen eine Registrierkasse zu besitzen, aber die mit ihr arbeiten, müssen ab Januar 2017 einige wichtige Grundsätze in der ordnungsgemäßen Führung einhalten. Dabei ist eines klar: viele alte Modelle und Kassensysteme haben ausgesorgt und müssen durch neue ersetzt werden. Die Stichworte: Verfahrensdokumentation und ordnungsgemäße Aufbewahrung der Daten. Die Archivierung dieser Unterlagen und Datensätze müssen Kassensysteme seit Januar 2017 nach den GoBD sicherstellen müssen:

– Preise und Verkaufshistorie aller Artikel und Warengruppen
– alle Daten, die die Änderung von Stammdaten oder Neuprogrammierungen oder die Modifizierung der Auswertung dokumentieren
– die Anleitung für Bedienung und Programmierung der Registrierkasse oder der Kassensysteme
– bei Einsatz derselben Registrierkasse an unterschiedlichen Orten (zum Beispiel auf Märkten oder Messen) muss Ort und Zeit des Einsatzes nachgewiesen werden können
– ganz wichtig sind Stornos. Es muss wirklich jede einzelne Stornierungsbuchung gut sichtbar und nachvollziehbar sein. Finanzprüfer vermuten gerade hier das größte Manipulationspotential und prüfen deshalb ganz besonders genau

Siehe hierzu auch folgende Seite:

https://www.rechnungswesen-portal.de/Fachinfo/Grundlagen/GoBD.html

Anforderungen an Registrierkasse und Kassensysteme – das gilt ab 2020

Nach der GoBD, welche ab Januar 2017 voll wirksam in Kraft getreten ist, müssen alle elektronisch dokumentierten Daten auch elektronisch gesichert und archiviert werden. Das beinhaltet auch, dass diese Daten maschinell auswertbar und jederzeit verfügbar und lesbar sind. Gerade die älteren Registrierkassen und Kassensysteme besitzen dafür gar keine entsprechenden Speicher. Unternehmer waren also bis Ende 2016 verpflichtet auf modernere Kassensysteme umzurüsten. Schon in absehbarer Zeit werden sich die Anforderungen an Registrierkassen und Kassensysteme noch einmal verschärfen. So verlangt das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ab Anfang 2020 einen technischen und mit einem besonderen Zertifikat versehenen Manipulationsschutz. Diese extra zu installierende Vorrichtung muss sich aus einem Speichermedium, einem Sicherheitsmodul und einer digitalen Schnittstelle zusammensetzen. Für die Umrüstung bereits vorhandener Registrierkassen und Kassensysteme auf die neuen Sicherheitsstandards wird den Betreibern voraussichtlich bis 2022 Zeit gegeben.

Am Markt erhältliche Registrierkassen im Überblick

Die wohl wichtigsten Hersteller sind die Firmen Casio (Japan), Olympia (Deutschland) und Sharp (Japan). Das Spektrum an unterschiedlichen Modellen bei Sharp beispielsweise bietet sogenannte alphanumerische Registrierkassen, sowie ROM- und PC-basierte Point of Sales Terminals. Bei Olympia heißen die gängigen Serien „Slim Line“ und „Touch“. Das wohl breiteste Angebot hat allerdings wohl Casio. Die sogenannte „Stand alone“- Registrierkasse ist dabei vor allem für den mobilen Einsatz auf Märkten oder in Food-Trucks geeignet. Lösungen für Kassensysteme gibt es maßgeschneidert für Handel, Gastronomie, Handwerksbetriebe, Optiker oder Bäckereien.

Und so arbeitet man mit einer App

Mittlerweile sind am Markt allerdings auch zahlreiche App`s vorhanden, die die Funktion von Registrierkassen in digitalisierter Form übernehmen. Das Stichwort hier ist der Einsatz von sogenanntem Cloud Computing. Die entsprechende Software macht es möglich, dass Registrierkassen und Kassensysteme mit Tablets und Smartphones gekoppelt werden können. Barcodescanner und installierte Kameras übermitteln die Daten und machen es möglich, dass die notwendige Verfahrensdokumentation und die Datenaufbewahrung auch außerhalb der eigentlichen Kasse möglich ist.

Was ist der Unterschied zwischen offenen und geschlossenen Kassensystemen?

Bei geschlossenen Systemen kommen Hard- und Software von einem Hersteller und sind gemeinsam in der Registrierkasseintegriert. Diese Form zeichnet sich zwar durch eine geringe Anfälligkeit für Fehler aus macht den Käufer aber auch sehr abhängig vom Hersteller. Bei offenen Kassensystemen handelt es sich meist um eine spezielle Software, die sich auf einem externen Gerät installieren lässt. Diese wird dann mit der Hardware der eigentlichen Registrierkasse gekoppelt. Um dieses System möglich zu machen, sind einige Vorraussetzungen notwendig. Gebraucht wird ein Scanner zum Erfassen des Barcodes, eine Anzeige auf der den Kunden die Kaufsumme präsentiert werden kann, eine Schublade zur Aufbewahrung des Bargeldes, ein Drucker, damit die Kassenzettel erstellt werden können, eine Tastatur, um die Software zu steuern und ein sogenannter ETF-Terminal. Mit diesem Kassensystem verringern sie die Abhängigkeit von nur einem Hersteller, vergrößern allerdings auch das Risiko, dass Fehler auftreten und damit längere und kostspieligere Wartungszeiten in Kauf genommen werden müssen.

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